Betekenis geven blijkt een verbindende schakel tussen veranderkunde en (interne) communicatie. Bij de aankondiging van een verandering in een organisatie overheerst bij de organisatieleden één gevoel: onzekerheid.
Ze zullen deze onzekerheid trachten te verminderen door vier strategieën te hanteren:
Ze projecteren hun ervaringen uit het verleden op het heden
Ze gaan op zoek naar informatie
Ze stellen vragen aan hun directe leidinggevende en aan collega’s
Ze fantaseren er zelf zaken bij
Jouw waarheid is mijn waarheid niet
Medewerkers interpreteren de werkelijkheid in de organisatie op hun eigen manier en vormen daarbij eigen beelden. De gekozen woorden in de communicatie zijn bepalend of de medewerkers iets als positief of negatief bestempelen. Als communicatieprofessional of verandermanager wil je de werkelijkheidsconstructies van medewerkers op een zodanige manier beïnvloeden dat onzekerheid en angst wordt omgebogen naar vertrouwen en betrokkenheid. Het dilemma is dat je op allerlei manieren kunt proberen om beelden te veranderen, maar dat de medewerkers zelf bepalen hoe ze die interpreteren. Dat maakt zendergerichte communicatie op voorhand al krachteloos, omdat die boodschappen worden afgewezen. Wat is dan wel effectief? Volgens de opvattingen van deskundigen zoals Thijs Homan en Noëlle Aarts is het van belang om op zoek te gaan naar ambassadeurs, mensen in de organisatie die vertrouwen genieten, die dicht bij de praktijk staan en die worden gezien als geloofwaardige gesprekspartners. Persoonlijke communicatie van deze sleutelfiguren met hun achterban zal een groter effect hebben op de heersende beelden dan wanneer dit door de CEO of afdeling communicatie wordt geprobeerd. Een tweede route betreft het organiseren van dialogen, waarbij mensen worden betrokken om hun eigen verhaal te doen en waarin zij samen een nieuwe gedeelde werkelijkheid creëren. In deze gesprekken worden betekenissen gedeeld. Het met regelmaat delen van ervaringen en betekenissen leidt ertoe dat de verandering gaandeweg onderdeel wordt van de nieuwe werkelijkheidsbeleving.
Communicatie van betekenis
In mijn optiek is het nodig om een wisselwerking te laten ontstaan tussen de formele en informele betekenisgeving. Dat wil zeggen dat medewerkers in dialoog werken aan een gedeeld verhaal voor de organisatie en dat dit verhaal vervolgens op verschillende manieren wordt verrijkt en getoetst in praktijk. Dat kan door regelmatige teamsessies, ontwikkelgesprekken, bespreken van dilemma’s en toekomstscenario’s en door het betrekken van beelden van ‘buiten’. Hoe kijken externe belangengroepen aan tegen het gedrag van de organisatie en welke consequenties of leerpunten kunnen hieruit worden gehaald om het gedeelde verhaal verder aan te scherpen. Een inspirerend verhaal dat ruimte biedt voor interactie en vanuit meerdere perspectieven verbinding mogelijk maakt, zal betekenisvoller zijn dan een kernboodschap die de pretentie heeft om gedrag te beïnvloeden.